ثبت سفارش فرآیندی است که در آن اطلاعات مربوط به کالای خارجی خریداری شده در سامانه جامع تجارت ایران ثبت می شود. این فرآیند در واقع مجوزی برای ورود کالا به کشور به شمار می رود. در بیشتر موارد، تأییدیه وزارت صنعت، معدن و تجارت برای ادامه کار کافی است، اما گاهی لازم است سازمان های دیگری مثل وزارت بهداشت، وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات یا حتی سازمان انرژی اتمی هم مجوز صادر کنند.
انواع ثبت سفارش
به طور کلی ثبت سفارش به دو گروه تقسیم می شود:
- ثبت سفارش بانکی: شامل خرید ارز از شبکه بانکی، استفاده از ارز حاصل از صادرات یا برداشت از حساب های ارزی واردکننده.
- ثبت سفارش غیربانکی: شامل واردات بدون انتقال ارز، یا استفاده از تسهیلات خاص مثل سهمیه ملوانان و موارد ذکرشده در آیین نامه اجرایی مقررات صادرات و واردات.
مراحل اصلی ثبت سفارش
برای واردات کالا، باید این مراحل طی شود:
- بررسی و اطمینان از صحت کد تعرفه یا شناسه کالا
- دریافت پروفرما (Proforma Invoice) از فروشنده خارجی
- ثبت اطلاعات در سامانه جامع تجارت ایران
- اخذ مجوزهای لازم طبق قوانین واردات و صادرات
- تهیه بیمه نامه از شرکت بیمه
- انجام امور بانکی و ارزی مرتبط با معامله
مدارک موردنیاز
برای تکمیل ثبت سفارش به مدارک زیر نیاز است:
- کارت بازرگانی معتبر و عضویت در وزارت بازرگانی
- مجوزهای قانونی از سازمان های مرتبط (مثل وزارت بهداشت یا وزارت ارتباطات)
- پیش فاکتور یا پروفرما با اطلاعات کامل خریدار، فروشنده و مشخصات کالا
- کاتالوگ محصول مورد نظر
مراحل اجرایی ثبت سفارش
- بررسی اعتبار کارت بازرگانی و فعال بودن نقش حقیقی یا حقوقی بازرگان
- ایجاد پرونده جدید در سامانه
- وارد کردن اطلاعات کامل پروفرما (شماره، تاریخ صدور، کشور طرف معامله، اعتبار و نوع فروشنده خارجی)
- ثبت اطلاعات مربوط به قرارداد و گمرک (روش حمل ونقل، مرز ورودی، گمرک مقصد، کشور مبدا و ناوگان حمل ونقل)
- تکمیل بخش مالی و بانکی شامل مبلغ کل، تخفیف ها، هزینه حمل، نوع ارز و روش تأمین آن
- درج مشخصات دقیق کالا
- بارگذاری پروفرما و نهایی سازی ثبت سفارش
